学生档案是学生自升入中学至大学毕业时所形成的有保存价值的文字资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为毕业后的工作单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。做好学生人事档案的管理工作，对于搞好学生管理工作，加强同用人单位的联系，促进学校的改革与发展，都有着重要的意义。

为做好学生档案材料的收集、整理和归档，实现学生档案管理工作的规范化、制度化、标准化，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，特制订本办法。

一、 学生档案管理的责任部门

学生档案由学生工作处、招生就业处、学生所在系及学院档案室协同管理。

学生所在系为第一责任部门，辅导员为第一责任人。应采取措施保证学生档案材料的完整、准确和安全。

学生工作处负责档案管理标准的修订完善，指导各系做好学生档案的日常管理，协助档案室不断提升学生档案管理的信息化水平。

招生就业处负责毕业学生、结业学生的档案整理和邮寄工作。

学院档案室负责学生离校后档案的保管与查阅工作。

二、学生档案管理的基本原则

（一）坚持实时动态管理原则

学生档案是记录学生在校期间的思想、行为、学习、生活等各方面的情况及表现，要根据工作实际实施动态管理，及时将奖惩文件，综合测评成绩单等档案材料装袋管理，确保档案材料的时效性。

已毕业学生，档案尚未寄出期间，出现违纪违法行为应予以处罚的，或有突出表现应予以表彰的，应将相关情况记入学生档案。

（二）坚持客观收集原则

辅导员要严格按照规定标准要求，组织学生如实填写基本档案材料，非本人填写的信息，由辅导员组织按规定填写或随学工数字化建设进展由系统导出。对学生的档案材料要严格审核，定期整理归档，避免错误信息出现，确保档案材料的真实性和严肃性，不得弄虚作假。

（三）规范化管理的原则

学生档案材料，不得随意更改或涂改，特殊情况确需有修订意见建议的，应及时向学生工作处反映。

（四）保密原则

所有人员必须严格遵守保密制度，不得随意将档案内容泄露。查阅档案时，需履行查阅手续，经所在系领导审批、登记后，至所在系、学院档案室等相关部门查阅。查阅时不准在档案上划圈、涂抹、批注或删改。

三、学生档案清单

（一）入学前的档案材料

1、山东省普通高中学生学籍档案

2、山东省普通高中学生发展报告

3、其他档案材料

（二）入校后的档案材料

1．入学登记表

2．入学体检表

3．毕业生登记表

4．录取新生名册复印件

5．普通高等学校招生考生电子档案

6．毕（结）业报到证副本

7．学业成绩单

8．综合测评成绩单

9．评优、奖励材料

10．受处罚材料

11．其他应装入档案的材料

四、学生档案管理的规程

（一）入学前档案材料的收集

学生入校时，由辅导员在学生报到一周内，统一收取学生入学前的档案材料。邮寄到校的，由招生办统计备案，并交接至学生所在系，由所在系交接至各辅导员。

（二）入校后档案材料的收集

1．入学登记表。学生入学报到后一周内，由辅导员指导学生在学工系统统一如实填写个人信息，辅导员核实无误，导出或在线打印《入学登记表》，经辅导员签字、所在系盖章后装入学生档案。

2．入学体检表。每年9月初，新生根据学院统一组织，参加入学体检，由学生工作处协调落实体检单位提供入学体检表，分发至各系。由各系辅导员将填写完整的体检表装入学生档案。

3．毕业生登记表。学生毕业顶岗实习离校前（每年6月份）由招生就业处提供，由辅导员指导学生按照要求统一规范填写。毕业顶岗实习期间的表现情况，由辅导员实时更新。

4．录取新生名册复印件。学生毕业顶岗实习离校前（每年6月份）由招生就业处统一复印，加盖公章后按照一生一张并分发至各系。由各系组织辅导员将其装入学生档案。

5．考生电子档案。每年12月，由招生就业处统一打印学生电子档案分发至各系。由各系组织辅导员将其装入学生档案。

6．毕（结）业报到证副本。每年7月上旬之前（人社厅统一办理报到证时间根据通知而定），由招生就业处根据学生工作处提供的毕业资格审查结论，为应届毕业生办理毕（结）业报到证。原件由辅导员分发至学生本人，副本由辅导员装入学生档案。

7．学业成绩单。每年6月初，教务处统一提供加盖公章的应届毕业生的学业成绩单，交各系辅导员装入学生档案。

8．综合测评成绩单。每年6月初由各系组织辅导员核实学生综合测评评分材料，形成综合测评成绩单（2019级及后续学生可通过学工系统导出），加盖各系公章后由辅导员装入学生档案。

9．评优、奖励材料。学生在校期间，获得评优奖励的评审材料经各级审批盖章后，由辅导员即时装入学生档案。

10．受处罚材料。学生在校期间，受到的处罚材料（如处分决定书），生效后由辅导员即时装入学生档案。学生处分解除后，相关材料应真实完整地归入学校文书档案和本人档案。

以上材料均需一式两份；原件只有一份的需由各系自行复印，原件装入学生档案，复印件留存待学生离校后转交学院档案室存档。

以上项目根据信息化建设情况，将逐步实现电子化管理，改为系统录入信息，导出及在线打印表格。

（三）学生档案的交接

1．辅导员岗位变动及学生复学时的档案交接。

由原辅导员列出交接档案的清单，交接双方核实无误后，分别签字确认。对未履行该项工作的，相关工作责任由原辅导员承担。该项工作由所在系负责协调统筹。

2. 学生退学后的档案交接。

由辅导员收集学生在校期间的档案材料连同学生入学前的档案材料，装入档案袋后由辅导员暂时保管，后期根据人社厅相关规定办理办理档案交接、邮寄手续。

3．学生毕业后的档案交接。

每年6月底7月初，辅导员根据学生工作处和招生就业处的统一安排，将毕业生的档案整理并核实无误后，交接至招生就业处。由招生就业处统一邮寄到学生毕业派遣地。

4．学生结业后的档案交接。

毕业资格审查结论为结业的学生，由学生申请，其档案可由招生就业处托管。待换发毕业证书后，由招生就业处为其换发毕业报到证，并办理档案邮寄手续。

未申请托管的，由招生就业处统一邮寄到学生结业派遣地。

辅导员应指导、督促学生按照报到证要求，按时到指定地点报到，确认档案材料是否已邮寄至派遣地。

（四）学生档案的保管

各系对接收的学生档案要及时进行整理，档案按学号顺序排列，分班级年级专柜存放，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。

（五）学生档案的查阅、借阅

1.凡查、借阅学生档案者，需经有关部门领导批准，填写查借阅学生档案审批表，由各系负责人同意后方可查借，一般不得带出室外；

2.查阅、借阅手续必须齐备，借期最长不得超过两周，到期续用，可办理续借手续；

3.借阅者要严守机密，借出的档案只限本人使用，未经许可，不得擅自转借，更不得涂改、划圈、自批、抽页和污损档案材料，要保持档案的整洁、完整，如有遗失，应立即报告；

4.查借阅档案时，如有特殊情况，需要复印、摘抄档案时，需经各系负责人同意。

5、学生离校、档案交接与交接后的保管、查借阅工作按学院档案室相关要求办理。

（六）学生档案的补办

学生档案应妥善保管，因特殊原因遗失的，应由档案管理责任人（如生源地人社局工作人员）写明情况，经相关部门（如生源地人社局）签章后，由学生本人至学院档案室办理。特殊原因，学生本人不能办理的，由其委托其他人员为其办理补办手续，具体按学院档案室相关规程执行。

学生档案的补办应与原档案信息一致。

党、团档案材料（入党、团申请书，志愿书，思想汇报，转正申请书等材料）按照相关规定进行管理。

五、学生档案的转递

1、学生退学和毕业生离校前，各系须在学生工作处统一部署指导下，整理好退学学生和毕业生的档案，做好装档密封及转递工作。

2、各系档案管理人员按学院统一安排，将毕业生档案整理好装档密封，同时按专业附上转寄档案名单后交接至招生就业处；待检查档案转寄数量无误后，由招生就业办公室统一安排EMS进行转寄。

3、毕业生档案不得自带，在派遣后一周左右通过机要部门寄送到用人单位人事部门或上级主管（人事代理）部门，档案寄送地址依据山东高校毕业生就业信息网中的“档案转寄详细地址”栏所填信息确定。

4、毕业生报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，需在毕业当年10月份以前通过学校介绍（节假日除外），到省机要部门查询。自10月1日后，学校原则上不再受理档案转递查询工作。

六、附则

本办法如与上级规定不符时，按上级有关规定执行。

本办法由学生工作处和招生就业处负责解释，自公布之日起执行。

附件1：《高等学校毕业生登记表（2021）》

附件2：《综合测评成绩单》

附件3：《学生档案目录（2021）》

附件4：《查阅学生档案审批表》

山东传媒职业学院

2021年6月20日